有效使用项目资金的五个技巧

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有效使用项目资金的五个技巧

研究人员面临的最大挑战之一是在一个资助计划被接受后,如何有效地管理项目资金。这是一项巨大的责任,包括无可挑剔的决策能力和管理技能。这项任务有时似乎令人生畏,即使你有相当丰富的资金筹措经验。所以,这里有一些建议可以帮助你更好地管理项目资金。

  1.  了解预算使用的规则/准则

每个学院都有自己的使用项目资金的指导方针。这些指导方针因机构的法律地位而有很大差异,例如它是私立机构、政府机构、医院还是非盈利机构。联系相关管理人员,深入了解这些指导方针。

如果您已经获得了国际项目资金,请检查有关处理项目资金款项的任何国家的特定规定。对于合作资助,要查看涉及的每个实体(研究机构和资助机构)的指导方针,并及时解决指导方针中的任何差异或误解

  1.  了解评审和文件编制程序

许多筹资机构对其受赠人进行定期审查,以确保项目资金得到有效利用。这种审查可能包括现场访问、进度报告、审计报告等。将所有与这些程序相关的必要文件归档无疑是最乏味的任务之一,但它对于确保项目资金得到有效管理是至关重要的。

 

许多供资机构还要求在发放项目执行资金之前提交进度报告。及时规划和准备这些报告可以避免诸如延迟获得资金等问题。主要研究人员通常需要在项目结束时提交一份由两部分组成的完成报告。这是一份至关重要的文件,它不仅确保资助机构适当地规划赠款,还能帮助科学家更好的建立他们的档案,以确保未来的赠款。

 

完整报告的第一部分通常是对项目工作的科学描述,包括文献综述、材料和方法、结果和结论。由于该报告在内容和结构上与科学出版物相似,因此可以在整个项目期间定期编写和更新该报告。这不仅可以节省时间,还可以避免由于压力和工作负荷过大而在最后一刻出错。

 

完整报告的第二部分通常是预算使用的详细说明。向相关人员了解财务报告的格式和结构,如有需要,咨询内部审计师以确保报告符合所有重要要求。

  1.  在项目期间有效地分配项目资金

你的项目资金通常分为三个支出部分:物质资源、人力资源和财务援助。在物质资源组成部分下分配的资金理想地应限于需要进行的任何基础设施的增加或修改,包括购买任何具体的技术器材。分配给人力资源的资金应保留下来,并根据项目工作人员的工作时数和技术贡献来支付他们的劳动所得。

 

此外,一些资助机构可以自由分配特定的财政援助资金,其中可能包括任何额外费用中未涉及的其他两个部分(作为教育访问或会议差旅费用或任何特定的项目交付费用。尽管这些组成部分中的技术细节可能因资助机构和研究机构而异,但可以使用类似的模板轻松地调动资助资金。

  1.  避免滥用项目资金

正如前面简要提到的,一旦项目完成,科学家通常需要提交一份关于项目资金使用情况的详细报告。在这方面,可能会出现由于缺乏时间或相关信息而起的挑战,并可能无意中导致严重的误算。有时,看似微小的行为可能导致严重的财务过失,例如延长研究停留的必要时间,目的是滥用项目资金。这种无意的滥用资金可能会严重损害你在资助机构中的声誉。

 

对于资助期限较长的项目,一些供资机构可能不会允许自动结转上一年的未使用资金。在没有得到必要的批准的情况下使用这些资金可能会导致严重的后果。最好是及时与供资机构进行对话,并在必要时请求将资金转入下一年。确保每一笔资金交易都有账,并且任何未使用的与未来研究无关的资金都该相应地返还给资助机构。

  1.  确保重新预算时的及时澄清

研究工作涉及每天处理不可预测的结果。因此,有时候,一个项目的执行可能会与最初向资助机构提出的计划不同。这也可能意味着项目拨款的用途不同。虽然从研究人员的角度来看,理由似乎完全符合逻辑和实际,但资助机构可能需要时间来批准修改后的建议。因此,定期与代理机构沟通你的项目进展,并征求他们对重新预算的看法。这将避免任何不必要的问题,并帮助您及时获得项目资金。

 

 

进一步的阅

 1. Neema, S. & Chandrashekar, L. Research Funding—Why, When, and How? Indian Dermatol. Online J. 12, 134–138 (2021).

 2. NIH Public Access Policy Page | Office of Research Infrastructure Programs (ORIP) – DPCPSI – NIH. https://orip.nih.gov/funding/nih-public-access-policy-page.

 3. Research - Four Principles Governing the Appropriate Use of Grant Funds.

https://ustpaul.ca/en/research-four-principles-governing-the-appropriate-use-of-grant-funds-_7498_1225.htm.

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