来自期刊编辑的建议,让期刊审稿程序更流畅

来自期刊编辑的建议,让期刊审稿程序更流畅

我在前面的文章已经说明了 AE 处理投稿论文的过程,在不同阶段采取的动作,还有能够左右决策效率的因素,在系列文章的最后,我对参与在决策流程中的各位有些建议和要求,希望能让这个系统运作更顺畅。

给作者的建议

你可能觉得期刊能够马上判定投稿论文的创新性和重要性,然后很快找出可以审稿的人,但现实并不这么理想:EiC 不一定能够为论文找到最合适的 AE,负责的 AE 不一定能找到并得到合适的专家进行审稿。而作者可以利用下列几种方式帮忙期刊编辑:

推荐合适的 AE:建议合适的 AE 人选来处理你的论文,浏览编辑部成员名单,了解哪个 AE 比较了解你的领域,可以在投稿信或是投稿系统跟 EiC 交流这个信息。

推荐合适的审稿人:在我当 AE 之前,我不觉得推荐审稿人有什么重要,我以为期刊的人可以轻松的找到专家担任审稿人,如果我推荐了谁,看起来好像哪些人跟我有什么特殊的关系。现在我知道推荐审稿人有多么重要了,因为 AE 不一定会是论文主题领域的专家,我当 AE 的时候真的觉得推荐审稿人名单特别有帮助。我会小心评估推荐的人选,一旦确定了他们是审查稿件的合适人选,而且跟作者没有利益冲突,我才会进行联系。我通常一次会邀请一到两位推荐的人选,然后加入其他“独立”审稿人组成审稿团队,避免任何可能的偏见。作者也该知道,有时候你推荐的人选不一定会接受审稿邀请,有时候推荐一些“大牛”也不见得有帮助,因为他们实在太忙了。最近有些期刊也开始请作者提供“回避”审稿人名单,告诉期刊不希望谁来审稿,我想不太到这对作者有什么好处,除非作者能清楚说明不希望对方审稿的原因。

想想你的引用名单:仔细想想你引用了哪些工作,有没有漏掉什么重要的文献,AE 经常会从参考书名中寻找可能的审稿人选,因此作者也可以将论文中的参考清单看作另一个推荐审稿人名单。同时,由于引用的文献作者有可能成为审稿人,作者可以检讨自己对先前的工作的叙述和比较是否公正。

优化你的论文修改内容:先前已经有说过了,修改的论文还是会由同一位 AE 处理,一般也是同样的审稿人来看,作者稍微调整优化修改内容是有道理的。再投稿的cover letter 中要有所有的审稿意见,逐点说明你的回复、在论文的哪里做了什么修改。不同意某个审稿意见没关系,只要你能解释说明原因就好。最好能指出论文内有修改的地方,可以标注出来,这样多了一个工作,但能让审稿进行的更顺利,加快发表时程。

给审稿人的建议

我想这里请求的成分大于建议:

快速果决地回复审稿邀请:身为 AE,我的目标是及时告知作者投稿结果。这个与时间的竞赛从收到审稿邀请回复开始。我诚挚的希望审稿人不要花几个礼拜考虑是否要审稿,其实考虑自己手上的工作量只要一下子,就能决定有没有办法接受新的工作。就算是拒绝审稿,只要能及时的回复我都很感谢。如果可以的话,请提供其他的审稿人建议,我经常在收到审稿邀请时会想:「怎么会来找我?怎么办不去问某人?」追究原因,AE 不一定知道某人是该主题的专家,所以请告诉 AE!你也可以利用拒绝审稿的机会,帮助领域中其他比较年轻的成员扩展经验,推荐不是这么知名但合适的人选给 AE。

实现自己的承诺:接受审稿邀请的那一刻,也就是承诺会在约定时间内完成审稿,必须要认真看待。或许,审稿是一种“志愿”工作,所以很容易看清审稿工作的价值,但我把审稿看成是一种责任:当我们自己投稿的时候,我们会希望自己的论文能有合理快速的审稿,所以换我们审稿的时候,我们也应该做到自己对审稿的期望。我们很容易把其他工作看得比审稿更重要,像是自己的研究、教书、基金申请等等,所以觉得推迟审稿没有关系,但这样很不专业,这影响了作者的进度,他们盼着早日收到结果才能评职称或毕业。

至于提供高质量、仔细的审稿工作就不用多说了。

如果论文需要修改,也请审稿人接受评审返修的论文,第二轮之后的审稿不会花那么多时间,尤其是当作者已经有把修改调整到最合适的状态时。如果审稿人要求作者进行修改,那么最少该看过作者对审稿意见的回复。

接受一定数量的审稿邀请:处理蜂拥而来的审稿邀请不容易,有时候会好几个邀请一起来。不过,如同我上面提到的,当了审稿人,就该积极参与审稿流程,把自己份内的工作做好。一个要点,(假设每篇文章都是多人作者)你投一次稿就要审 3 到 4 篇稿件,越资深的人可能要审越多稿件。

不同类型的稿件有不同的审稿要求:审稿人该注意到,期刊论文审稿跟会议论文审稿的要求是不一样的。期刊论文需要比较深度的审稿,需要更小心审查整篇论文,因此,审稿的目标应该是完整评估论文,或是明确支持哪个部分需要加强。期刊论文可能也比一般会议论文长得多,所以审稿周期会是一个月到数个月,但不要等到期限快到了才开始审稿。

给 AE 的建议

先前的讨论已经说出我平常处理论文的流程,下面则是一些建议:

体贴作者:身为 AE,你的目标是迅速公正的处理投稿来的稿件。确保每份稿件都平等的机会,为它们找出合适的审稿人,邀请审稿,然后对论文做出正确的决定。有时候,最贴心的决定是直接拒绝,不要让论文进入漫长的审稿流程,浪费审稿人的精力,最后做出一样的决定。

体贴审稿人:尽可能找出最适合论文的审稿人,避免询问同样的审稿人评审太多论文。理解审稿人会需要更多审稿时间,但坚定地提醒他们的责任。记住,审稿算是给科研界的服务,审稿人的意见代表着他们的自尊,所以要让年轻的研究人员也有机会参与审稿工作,让他们亲身学习同行评审的实际运作,与他人的审稿意见比较,磨练自己的看法。

体贴自己:当我开始 AE 的工作时,我有很高的抱负:我想仔细读完每篇论文,告诉受邀审稿的人我对论文的看法,这件事情只维持了一篇论文。发表量高的期刊,AE 一年可能要处理 20 到 30 篇稿件,来自各个领域,要花这么多时间仔细看过每一篇稿件本身就是不实际的。只要专注在核心工作上就好,那么就算尽责了。

以下是我处理投稿大约所需的时间,希望能提供参考。当然,这个时间段不是固定的,明显不合适的论文很快就能处理好。

  • 阅读思考论文:1 到 2 小时
  • 寻找邀请第一批审稿人:1 小时
  • 处理审稿回复、寻找其他审稿人:1 到 2 小时
  • 收到并处理审稿报告:总共半小时
  • 催审稿人交报告:1 小时
  • 重新再看一次论文并决定要建议的结果:1 小时

以上就是我的系列文章,希望作者对期刊处理论文的流程有更清楚的了解。

 

【本文改编自《What does an Associate Editor actually do?》,原文刊登在国际计算机协会数据管理专业组织(Association for Computing Machinery, Special Interest Group On Management of Data)网站上。本文经原文作者同意进行改编成系列文并发表在意得辑专家视点上。】

 

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