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期刊编辑部幕后:期刊编辑在同行评审后如何做出决定

Graham Cormode | 2016年3月22日 | 4,246 浏览次数
期刊编辑部幕后:期刊编辑在同行评审后如何做出决定

这个系列的上篇文章讨论了副编辑(AE)选择审稿人、将稿件送交同行评审的程序,这篇文章我会说明从同行评审到编辑决策会发生的那些事:AE 如何促使审稿顺利完成,评估审稿意见,最后决定要接受、要求修稿或是拒绝稿件。同时,我也会说明修改重投的过程。

处理审稿延迟

我一开始当 AE 的时候,我以为最花心力的事情是评估审稿报告,综合里面的意见做出深思熟虑的理性决定,结果跟我预想的相反。AE 最大的精力似乎都放在跟同意审稿但却没有按时履行承诺的专家周旋,这中间需要提醒、哄骗,甚至有时候要威胁他们。理想的情况下,审稿人会在约定的时间内完成审稿,一般是六个月到数个月不等,提出清楚的看法。确实,大部分的审稿人都做出了很棒的审稿工作,我也真的很感激他们。但是,也是有很多时候事情并没有照原定的计划发展,需要更多介入。有些期刊会规定每个审稿工作的“期限”(AE 可以决定),系统有可能会在期限将近或是即将过期时提醒审稿人。此外,在接近期限的时候,我也会自己发邮件提醒,因为私人邮件比较不容易被忽略。我没有详细的统计数据,虽然有很多审稿工作准时完成了,但有更多工作晚了。慢了一点点没关系,但如果托超过一个礼拜,就有点麻烦了。许多期刊现在都致力快速处理投稿,而审稿延迟是达成这个目标最大的阻碍。遇到这样的情况时,我要密切关注延迟的审稿,然后发邮件提醒审稿人,要求他们遵守约定返还审稿报告。但是我能给审稿人的压力有限:我接下来几天可以发哀怨、不开心或焦虑的邮件,试着唤醒他们的罪恶感,但对延迟的审稿,我实际上能做的很少,毅力是我唯一的武器。我也有遇过几次手头上的审稿意见已经够让我做出决定,所以我会放弃剩下的审稿报告。

检查审稿质量

当我收到审稿报告时,我会仔细地阅读,检查里面没有明显的问题。审稿意见有问题的情况很少见,但偶尔审稿人的标准会跟期刊不同(太严格或太宽松),或是审稿人的建议与审稿意见不符(例如意见指出论文内容问题,但建议接受)。审稿意见可以通过几个方式改善,一是说明希望怎么样的修改,或是让讨论尽量保持客观。AE 可以要求审稿人修改或是进一步说明他们的审稿意见。虽然很少见,不过还是会有不同审稿人提出的审稿意见完全不一致的情况,这些通常都可以从 AE 发起的邮件讨论解决。

做出最后建议

当返回的审稿意见足够时,我就能做出建议。一般来说三个报告比较足够,但有时候会多,有时候会少。如果是拒稿,我通常需要两份一样意见的审稿报告就可以了,特殊情况下一份报告也行。至于比较正面的意见,我通常希望有三份报告,就算报告意见有点分歧也没关系。保险起见,收集四份报告也是合理,避免有人不送回审稿报告;至于四份以上的审稿报告就很少见,只有非常挑剔的期刊会这么做。我一般很快就能做出建议,因为审稿人通常对投稿稿件的质量有一致的看法。有时候根据期刊的标准需要一些调整,但一般来说衡量审稿意见以及审稿人的人数做出决定不需要太多时间,整个过程是由审稿意见主导,我个人对论文的意见完全派不上用场。

第一个考虑的问题是:发表这篇文章在论文上有什么前景?文章有展现出足够的潜力吗?如果答案都是否定的,那我就会建议拒绝,做出这个建议都会有说明,概述拒绝的原因:审稿意见的几个原因显示要建议拒稿。我的建议不一定会鼓励作者投稿到别的期刊,要看论文是因为范畴不符还是不到期刊水平被拒稿的。作者可能会对 AE 或 EiC 提出申诉,但在没有明确的不公正证据下,是很难扭转结果的。

被拒的稿件有时候在修改后会再重投同一个期刊,大部分的期刊不是直接拒绝或是指派同一位 AE 来处理。如果这次没有被拒,有可能出现三种建议:(直接)接受、小修、大修。每个期刊用的词可能稍有不同,但一般来说大修的文章回来之后会再发给同样的审稿人,看论文修改的如何;而小修的文章就会由 AE 审查;接受的论文就直接排队出版。

AE 还是有很多选择:大修可以送外审;小修只送给特定的审稿人,或是加入新的审稿人。我不谈所有有可能出现的情况,就说说一般会出现的情况:在给出“接受”的建议前,我要确信论文发表在期刊上会有足够的贡献。当审稿指出重大的问题时,在做出接受发表之前,我在决定推荐接受时,必须确定这些问题都已经完善处理。有时候我自己可以处理,将原先的论文跟修稿的稿件、cover letter 或是修改清单进行比较,或是我会向原来的审稿人咨询他们的看法。

建议结果与最终决定的差别

你会注意到,AE 会“建议”而不是“决定”结果。这是故意的:主编(Editor-in-Chief,EiC)才是做决定的人,而 AE 只是建议可行的结果。我透露个秘密:虽然 EiC 的决定有可能会跟 AE 建议的不同,但我还没有看过 EiC 做出的决定跟 AE 的推荐不一样的。这提醒我要向作者和 EiC 说明我做出这个建议的原因,我不是决策人员。在我把论文的建议发给 EiC 后,我就可以休息了,任务完成。

需要修改的论文怎么办?

需要修改的论文,表示整个流程又要再来一次:挑选审稿人、取得审稿报告、做出建议。虽然 AE 有权邀请新的审稿人(需要更多意见看法)或是不要哪些人(如果对于原先的审稿意见不甚满意时),但一般会邀请同样的审稿人。有时候需要好几轮的修改,但如果第一次修改完后原先的主要问题仍然存在时,通常会变成拒稿。一旦确认接受或拒绝的建议,AE 对论文的责任就完成了。

好了,我对 AE 在编辑部决策过程中的角色还有工作的叙述在这篇文章都完成了,接下来我会提供作者跟审稿人一些建议,帮助改善期刊流程,让参与在发表过程的所有人有更好的体验。

 

【本文改编自《What does an Associate Editor actually do?》,原文刊登在国际计算机协会数据管理专业组织(Association for Computing Machinery, Special Interest Group On Management of Data)网站上。本文经原文作者同意进行改编成系列文并发表在意得辑专家视点上,敬请期待下一辑。】

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